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E-Rechung

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Baustein im Zuge der Digitalisierung.

Die Möglichkeiten und Vorteile einer E-Rechnung erschließen durch eine strukturierte Datenlieferung Optimierungs- und Einsparpotenziale, sowohl für den Rechnungssteller als auch für den Rechnungsempfänger.

Die E-Rechnung bildet zudem die Basis für eine weitergehende Optimierung im gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess.

Letztlich werden papierbasierte Prozesse zunehmend von digitalen Prozessen abgelöst. Sowohl Rechnungssteller als auch -empfänger profitieren deshalb von der E-Rechnung hinsichtlich Kosteneinsparungen, Effizienz und Transparenz.

Ab dem 1. April 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen bei öffentlichen Aufträgen in Rheinland-Pfalz zur Pflicht.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt Rechnungsinhalte – anstelle auf Papier oder in einer Bilddatei (z. B. PDF) – in einem strukturierten, maschinenlesbaren XML-Datensatz (Standard XRechnung) dar. Dies gewährleistet, dass Informationen, die in dieser Form vom Rechnungssteller ausgestellt werden, elektronisch übermittelt und empfangen, sowie medienbruchfrei und automatisiert weiterverarbeitet und zur Auszahlung gebracht werden können.

Unterschied zwischen Papier-, PDF- und E-Rechnung

Die Papierrechnung
Das traditionelle Format der Papierrechnung ist eine bildhaft repräsentierte Rechnung, die keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Selbst durch eine Digitalisierung der Rechnungsinformationen (z. B. mittels Scans oder digitalen Fotos), welche eine elektronische Weiterverarbeitung zulässt, liegen die Rechnungsinformationen nicht strukturiert vor und müssen anschließend manuell oder über zusätzliche Systeme strukturiert in die Buchführungssoftware übernommen werden.
Die PDF-Rechnung
Darüber hinaus wird eine PDF-Rechnung zwar bereits in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen, es handelt sich jedoch um eine digitale und bildhaft repräsentierte Rechnung, welche keine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Der Schwerpunkt liegt rein auf der Papier-gleichen visuellen Darstellung der Rechnungsinhalte. Für eine elektronische Weiterverarbeitung müssen die Rechnungsinformationen ebenfalls manuell oder über zusätzliche Systeme (z. B. Texterkennungssysteme bzw. OCR) in die Buchführungssoftware übertragen werden. Die PDF-Rechnung steht an dieser Stelle exemplarisch für eine bildhaft repräsentierte Rechnung. Weitere Formate wie z. B. “.tif”, “.jpeg”, “.docx” eignen sich ebenfalls für eine rein bildhafte Repräsentation der Rechnung.
Der Unterschied zur E-Rechnung

Der wesentliche Unterschied zwischen einer eingescannten Papier- oder PDF-Rechnung zu einer E-Rechnung liegt darin, dass eine E-Rechnung nach EU-Norm eine in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung ist, die elektronisch übermittelt sowie empfangen wird und eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht.

Digitale Rechnung in einem strukturierten Format (z. B. XML, ZUGFeRD, XRechnung)

wichtig: Eine Rechnung als PDF per E-Mail ist keine echte E-Rechnung, wenn sie nicht in einem strukturierten elektronischen Format vorliegt. E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung, während Papierrechnungen und PDF-Rechnungen oft noch manuelle Eingriffe erfordern.

Bereit für die E-Rechnung? 

Checkliste für Rechnungssteller:

Leitweg-ID erhalten?

die Leitweg-ID der Verbandsgemeinde Edenkoben

0733750030000-001-25

Erfolgreiche Registrierung ?

Schritt 1: Registrierung am „MEIN UNTERNEHMENSKONTO“ auf Basis von ELSTER

Schritt 2: Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP

Nutzen Sie gültige Rechnungsformate?
  • StandardXRechnung in der geltenden Fassung (.xml)
  • ZUGFeRD-Format im Profil XRechnung: als rein strukturierte XML-Datei oder als
    ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei

Nutzen Sie erlaubte Dateiformate für Ihre Dateianlagen?

Erlaubt: PDF, PNG, JPG, JPEG, CSV, XLSX, ODS

Einreichung per Mail: nur in eine XML-Datei eingebettete Dateianlagen werden verarbeitet

Ist die Gesamtgröße Ihrer E-Rechnung kleiner 20 MB?

20.000 KB / 20.000.000 Byte

Haben Sie alle Fragen mit Ja beantwortet?

Dann sind Sie bereit für das E-Rechnungsverfahren RLP!
Einreichungsmöglichkeiten:

Sie können nicht alle Fragen mit Ja beantworten?

weiter zur Anleitung

  1. Registrierung

1.1 Registrierung am „MEIN UNTERNEHMENSKONTO“ auf Basis von ELSTER

  • Es muss eine separate Registrierung erfolgen, für jede Firma (mit eigener Umsatzsteuer-ID), in deren Namen eine E-Rechnung ausgestellt wird.
  • Dienstleister die im Auftrag Dritter E-Rechnungen einreichen, müssen pro Firma mit eigener Umsatzsteuer-ID für die eine E-Rechnung ausgestellt wird, ebenfalls separate Accounts registrieren.
  • Eine Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP ist immer notwendig, weil eine Registrierung von einem anderen E-Rechnungsportal nicht übernommen werden kann, da diese nicht untereinander verbunden sind.
Hier registrieren

1.2 Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP

Als weiteren Schritt müssen Sie die Registrierung am Zentralen E-Rechnungseingang RLP (ZRE) vornehmen.
Hier registrieren

2. Einreichung der Rechnung

Für die Einreichung stehen Ihnen die nachfolgenden Optionen zur Verfügung:

E-Mail

Sie können Rechnungen per Mail an ZRE-rlp@Poststelle.rlp.de schicken.

Ihre Absenderadresse muss als ZRE-Mailadresse in einem ZRE-Account hinterlegt sein.

Uplaod

Sie können sich beim ZRE einloggen und die  extern erstellten E-Rechnungen hochladen.

Erstellen Sie mit ihrer Software die E-Rechnung. Melden Sie sich am Zentralen E-Rechnungseingang RLP an und reichen Sie die Datei dort ein, indem Sie diese über die Uploadfunktion hochladen.

Webformular

Sie können sich am ZRE einloggen und anschlie0sen die Rechnung über ein Formular manuell erstellen. 

    • Bitte achten Sie darauf, das Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben, bevor Sie die Funktion „Rechnung einreichen“ auswählen.

    • Sollte sich beim Klick auf den Button „Rechnung herunterladen“ kein Speicherdialog öffnen, so wurde die Rechnung automatisch heruntergeladen. Bitte prüfen Sie dieses, bevor Sie im Menü weitergehen.

Hinweise:
Die manuell erfasste E-Rechnung wird nicht im ZRE gespeichert und kann Ihnen somit auch nicht zu einem späteren Zeitpunkt als Download zur Verfügung gestellt werden. Bitte stellen Sie daher selbst sicher, dass Sie diese über den Download-Button auch auf ihrem Computer oder in ihrem Netzwerk gespeichert haben.

Für komplexere E-Rechnungen oder speziell benötigte Angaben ist die Erfassung über eine externe Software notwendig, da das Webformular nicht alle Felder, die für eine XRechnung zur Verfügung stehen, anbietet. Bitte achten Sie darauf, das Sie die manuell erfasste E-Rechnung für ihre Buchhaltungsunterlagen am Ende der Erfassung über den zur Verfügung stehenden Download-Button heruntergeladen und auf ihrem PC/Netzwerk gespeichert haben (gemäß §14 b UStG).

3. Benachrichtungen für eingereichte E-Rechnungen

Sie erhalten die Meldungen an die als ZRE-E-Mail-Adresse hinterlegte E-Mail.

Hinweis:

  • Wurde trotz Vorgaben eine No-Reply-Adresse hinterlegt, erhalten Sie keine Meldungen!
  • Dieses kann bei Bounce-E-Mail-Adressen ebenfalls der Fall sein.
  • Die Benachrichtungen enthalten bei einer Ablehnung den genauen Hinweis, warum die eingereichte Rechnung abgewiesen wurde.

    Sie können über den Menüpunkt E-Rechnungen: Ablehnungsgründe und Lösungen weitere Informationen zu Ablehnungsgründen und möglichen Lösungen finden.

Rechtsgrundlage

Das Land Rheinland-Pfalz hat bereits mit dem  E-Rechnungs-Gesetz (ERechGRP) 
vom 3. Juni 2020 eine eigenständige gesetzliche Grundlage zur Einführung der elektronischen Rechnung bei öffentlichen Aufträgen geschaffen. Mit der am 10. Januar 2024 verkündeten E-Rechnungsverordnung (ERechVORP) geht perspektivisch die Verpflichtung der elektronischen Rechnungsstellung einher. 

ERechVORP
ERechGRP

Die Internetseite der Landesregierung stellt weiterführende Informationen zur Verfügung

zur Seite der Landesregierung